Como planear un evento?

Hola qué tal amigos el día de hoy tenemos una invitada especial Valeria Serrano ella es una experta en la planeación de eventos con más de 15 años de experiencia en la industria del turismo reuniones en este episodio nos hablará de cómo planear un evento que robes prevenir y como el contratar un profesional que puede ser de gran ayuda para la organización del próximo evento comenzamos. 

Que tal Valeria Cómo estás?

Para que se den una Idea Valeria tiene más de 10 años de experiencia en turismo de reuniones con su compañía CTA Cancún Riviera Maya DMC 

El Día de Hoy vamos a preguntarle cómo se planean los eventos qué consejos o tips nos podrías dar  y muchas gracias por venir.

va a variar dependiendo del tipo de evento que quieras tener, uno de los puntos 3 puntos básicos que tienes que tener es conocer muy bien el objetivo para qué estás haciendo el evento.

conocer a qué mercado a qué audiencia la vas a dirigir  si es un Evento educativo si es un Evento recreativo, sí es una celebración una premiación depende de qué objetivo tiene tu evento y de allí empiezas con una planeación.

De allí empiezas a buscar el Venue hacer una visita de  inspección del destino, del lugar ya sea el Hotel, sí los vas a mover para hospedarse fuera de la ciudad en la que están.

Tienes que buscar el Hotel que vaya acorde a tus necesidades buscar los Venues para llevar acabo tus eventos, hacer acuerdos con líneas aéreas para los vuelos para la transportación, verificar la parte de Alimentos y Bebidas esto engloba una gran cantidad  de actividades para llevar a cabo el éxito de un evento como tal.

Ok excelente ya que tenemos una idea de que no es solamente una cosa engloba todo en conjunto.

Mira, Si te hablo desde lo que tiene que hacer un Meeting planner o lo que hace un Meeting planner  que en este caso son mis clientes. 

Bueno ellos tienen que escoger, desde la calendarización de los los eventos,  cuando los van a llevar a cabo, qué tipo de evento es de la empresa, si es una convención o es un incentivo o si vana organizar un congreso, definir el destino pues es muy importante cuando defines el destino lo defines primero con el hotel y después eliges o conjuntamente eligen al DMC que les va a dar los servicios en el destino.

Ya como nosotros “proveedor” de este cliente, cuando ya nos eligen y nos contratan para dar los servicios aquí yo lo que podían como proveedores de la industria, lo más importante es una comunicación rápida y clara con el cliente en la planeación de una correcta planeación puedes conseguir o asegurar el éxito de la operación de tu evento tu Grupo. 

Yo tengo 3 reglas importantes en mi oficina es respuesta dentro las siguientes 12 a 24 horas máximo. 

No se pueden tardar más, nos pasa a veces y cuando nos pasa es por la complejidad de lo que estamos cotizando, pero siempre es avisando al cliente que nos vamos a tardar más

Otra 0 sorpresas para el Cliente

-No hay costos extras…

No hay costos extras, todo es transparente todo va desde la primera propuesta tiene que estar todo incluido por que no podemos salir después con que faltaba este poquito, ahh no pero es que es más IVA, Ahh pero es que faltaba la propina, NO.

Toda esa claridad y eso nos ha dado un gran prestigio con los clientes y clientes muy leales y repetitivos para nosotros.

 Y la tercera es en la operación Comunicación continua con el cliente.

Siempre hay cambios y siempre hay imprevistos siempre puede  haber circunstancias o retos para llevar a cabo el servicio o producto que nos nos están contratando. 

Lo mejor es comunicar con el cliente en caso de algún incidente que impliquen afectar en el proceso del servicio estas 3 reglas son las más importantes para mí y para dar un servicio de calidad para dar un servicio confiable y crear credibilidad en nuestros clientes.

Excelente, y es por eso que ahora estás siendo presidenta del MPI qué es Meeting Professional International, qué es el MPI qué hacen, cómo  podríamos explicarlo?

Si mira MPI como tu lo dijiste es Meeting Professional International es una asociación a nivel mundial. Que engloba a todos los jugadores de la industria del turismo de reuniones del segmento MICE cómo le dicen los americanos en ese segmento estamos proveedores y están los compradores.

MPI tiene a más de 72 capítulos. Los capítulos qué son? Hay un MPI oficina global y los capítulos se van por regiones por ciudades o por país.

 nosotros tenemos en méxico desde hace 20 años MPI  México capítulo México como país completo 

 y el año pasado se abrió en MPI caribe mexicano, MPI es un capítulo hermano ahora de de México y ahora representamos toda la península Yucatán Quintana Roo Campeche y Yucatán  

Qué hacemos en MPI?

Tiene 3 objetivos principales:

-1 Son la profesionalización de los de los socios de la industria a través de capacitación, capacitación continua.

-2 Crear redes de networking.

Porque dentro de la membresía hay tanto proveedores como compradores y la idea es que con eventos sociales, eventos de networking y de capacitación esto se conozcan y puedan hacer negocios juntos.

-3ª tercera es darle ese nombre esa importancia a la industria a nivel mundial en reconocimiento de lo que es el valor que tiene la industria del Turismo de Reuniones en cuanto a generación de trabajos de ingresos de beneficios para las empresas que organizan los eventos como para las empresas que contratan a los proveedores para que les organicen eso es lo que hace MPI.

Nosotros ahora en Cancún con el capítulo lo que tenemos es levantar es nuevamente reforzar más bien la industria y turismo de reuniones y ayudar a nuestros miembros que la mayoría son proveedores por el destino por la misma es dinámica del destino somos la mayoría proveedores pero traerles Meeting Planners a qué haga negocio con ellos y a ellos llevarlos a eventos fuera con ella a qué a hagan negocios con Meeting planners

Como ferias en otros destinos, no como ferias internacionales….

Si, esas Ferias ya van, eso ya está lo que nosotros queremos hacer es eventos específicos de MPI Caribe Mexicano y traer a los Meeting Planners aquí y lo mismo llevar a nuestros miembros a donde están los clientes a hacer negocios. 

-Acercarse al cliente..

Si, a través de los otros capítulos en otros en Estados Unidos por ejemplo.

-Ok y por ejemplo me habías comentado que manejas todos los  jugadores que son proveedores, Hoteles, DMCs.

DMC, su siglas significan Destination Management Company, no hay una traducción como tal al español. 

pero que hacen difícil precisamente administra los servicios del destino para proveerselos al organizador de un evento por decir un incentivo el DMC les va a coordinar todos los servicios requeridos en el destino desde la transportación al aeropuerto las actividades o tours si tienen actividades juntas o reuniones  proveer las facilidades del mismo, se coordina con el hotel para eventos Tema por ejemplo si el Hotel no tienen los servicios el DMC los lleva, todo lo que el cliente necesite fotógrafo, videógrafo, Noches tema, entretenimiento, actividades todo lo que pueda necesitar, Staff de apoyo para la misma junta o Convención en este caso lo provee el DMC y es el que coordina toda esa logística para el cliente.

-Ok y bueno ya que mencionas que son varias cosas por ejemplo Tours, traslados, aeropuerto, todo esto. Tú qué consejos nos darías para trabajar con proveedores externos?

Cómo los seleccionas, qué buscas de un buen proveedor y digas este Proveedor puede ser para mi cliente?

En un proveedor buscamos 3 cosas:

Una la Credibilidad en sus servicios, la calidad del servicio Eso es decir cuándo siempre que alguien se acerca a nosotros a ofrecernos sus servicios por decirte una empresa de decoración. 

Es ver la puntualidad, ver la calidad del producto, ver su conocimientos sobre la industria y el compromiso que tiene con el servicio.

En otros en otros tipos de proveedores como es  una empresa que ofrece una actividad turística nunca vendemos algo que no hemos probado, va alguien del Staff principalmente la gente operaciones o el de ventas a hacer la actividad como tal. 

Casos muy específicos voy yo y supervisamos toda la operación 

Y si tienen la calidad que ofrece CTA DMC entonces es un proveedor que podemos ofrecer a nuestros clientes.

-Es lo que llaman viajes de Familiarización o FamTrips, con eso ven la calidad del proveedor y se aseguran de todo.

Exacto.

Ok, y te iba a preguntar en el turismo de reuniones como son varios factores tu en tu experiencia, cuál es el error más repetido ?

El error más repetido, curiosamente éste tiene que ver con la falta de comunicación algo que es algo que sí  me veo que se da muchas veces que nos entrega toda la información completa al cliente por omisión o por falta de conocimiento y muchas veces no averiguar más sobre un servicio o un producto te pases encontrar sorpresas que no le dijiste a tu cliente, creo que esos son de los más comunes en el proceso de la venta. 

Que yo he visto y habló de experiencia hasta propia y otro en la parte operativa es precisamente cuando hay circunstancias que está impidiendo dar al 100% el servicio, tratar de taparlo al cliente y muchas veces te va a rebotar peor, entonces no ser claro con el cliente es decir, va a llegar 15 minutos tarde la camioneta por lo que pasó, un choque… es mejor a veces que simplemente no aparezca y ya va ya están por llegar es solo que yo veía mucho al principio con los proveedores de transportación. ya llega el chofer está en 5 minutos y no los 5 min se hacían 20 

y a veces tienen que tomar el avión/vuelo.

Y en esos casos fui segregando muchas empresas y en particular en la transportación te da un coco, hasta que encontré a un proveedor que entendía que es dar un servicio a un cliente de turismo de reuniones que es muy diferente a un cliente individual. 

Eso fue piedra en el zapato para nosotros mucho tiempo al caso de que teníamos que darle horarios media hora antes de la transportadora, para asegurar que llegará, aunque a veces llegaba  media antes si era puntual, entonces tenía que esperar pero sí no nos daba el espacio para que nosotros cumpliéramos, 

Pero eso ha ido cambiando, cada vez hay más competencia la gente se ha ido poniendo las pilas.

-Cada vez el cliente es más difícil, es más exigente y más difícil de complacer al cliente.

No es más difícil, es más exigente y nosotros para eso estamos para cumplir sus expectativas, entonces este pues estos 2 han sido errores que yo he visto que suceden, pero que son muy fáciles de eliminar también es una cuestión cultura de servicio.

-Y ya estamos casi por terminar, quisiera que nos contaras un anécdota en tu trabajo, de alguna situación que te haya pasado?

Si mira, es un anécdota que nos hizo sufrir en el proceso pero al final fue todo un éxito aun tuvimos el congreso de Oncología, el congreso internacional de Oncología, precisamente aquí en el Centro de Convenciones, pero eran 800 habitaciones las que necesitábamos obviamente utilizamos varios hoteles.

El evento estaba programado para que la cena de clausura que era una  cena barbecue caribeño en la playa para 800 personas lo teníamos programado en la playa de el en hotel ahora Iberostar.

Antes , era Hilton

Si era Hilton antes y el clima no pinta muy bien desde temprano los clientes como pasa siempre porque es algo que es la batalla continúa con clientes no lo muevas, no así en el hotel,  no sí me tienes que avisar a las 12 del día sino como. 

La compañía de decoración necesito que saber porque eses muchísima la decoración y no no lo muevas y yo no si lo tenemos que mover, me tomé el riesgo de esperar hasta la una de la tarde y empezó a caer un tormentón y en eso el cliente me dijo, si muévelo corrimos teníamos que estar listos a las 7 pero es un montaje de verdad que te llevaba 6, 7 horas  reunimos más staff y al 15 para las 7 pm estamos abriendo puertas para que el cliente pudiera entrar a ver, desde las 6 quería ver, nosotros no a las 7 va a estar. 

Al final lo logramos, el cliente estaba fascinado la verdad es que se fueron muy contentos los organizadores obviamente supieron de este estrés, los participantes ni se enteraron. 

Y siguió lloviendo afortunadamente por qué si hubiera dejado de llover. 

Muchas veces te dicen nos hubiéramos quedado afuera….

Afortunadamente siguió lloviendo para que no hubiera reclamos de ningún tipo, esa fue de las más divertidas y al mismo tiempo Challenge, estresantes.

Excelente, y bueno ya para ir concluyendo nos dices que es muy importante:

1.- La planeación empieza antes de venir al destino. 

2.- Elegir el destino y ver todo lo relacionado con hotel, vuelos y actividades.

3.- Probar lugar, proveedores antes.

Sino no sabes qué estás ofreciendo, lo que es una gran ventaja para los Meeting planners de contratar un DMC es que ese trabajo ya lo hicimos nosotros.

Yo ya CTA, cualquier otro DMC ya conoce sus proveedores conoce el servicio entonces si yo le estoy diciendo al Cliente utiliza este, en lugar de este pues el se va con la recomendación del DMC porque sabes que es,  los que estamos aquí expertos en el destino y les ahorramos mucho tiempo de tratar de probar cada uno de los proveedores obviamente cuando vienen de visita de inspección quieren ver el Hotel, quieren ver las unidades de transportación, si van a hacer las actividades quieren ver el lugar sí es que no lo conocen, si van a llevar a cenar fuera del hotel a su grupo quieren conocer el restaurante que le recomendamos, pero ya es una selección mínima ya no tienen que ver todos los restaurantes para ver cuál le gusta más ya desacuerdo a su perfil y a sus necesidades nosotros les recomendados los que van acorde y eso acorta la cantidad de opciones a elegir y el tiempo que ellos necesitan para venir de visita de inspección.

Entonces básicamente eso es todo lo que hace el DMC, ya ten todo darle las cartas sobre la mesa listas y que se ahorre ya todo ese estrés, trabajo y tiempo.

Y no se si quieras agregar algo antes de concluir? alguna otra idea que se nos paso hasta ahora?

Si, que estamos celebrando los 50 años de Cancún 

y MPI ya muy pronto les vamos hacer saber que tenemos un evento muy importante para celebrar con nuestros meeting planners estos 50 años. 

Excelente, pues ahí estamos esperando la noticia y la  invitación, 

y dónde te pueden encontrar regalarnos tu sitio web tus cuentas de redes sociales?

si el sitio web es www.ctacancun.com facebook y en twitter estamos como cta dmc el teléfono y los mails de contacto están en nuestra página web pero básicamente desde nuestra página web puede entrar en nuestras redes sociales, pueden encontrar nuestros correos de contacto y nuestros teléfonos de Oficina.

-Una última pregunta Valeria a quién invitarías para el próximo episodio? 

Mira en mi industria en el turismo de reuniones una mujer que yo admiro mucho es la Sra. López Lira la dueña de Lomas Travel, por todo lo que ha hecho, por el Emporio que ha creado  con su esposo y este, lo que hacen por el destino además de la parte turística tienen una asociación Lomas trace que apoya a la comunidad.

Y bueno yo también soy miembro, no formó parte del personal de hacer la Mesa directiva de AFEET la Asociación Femenil de Ejecutivas de Empresas Turísticas a lo mejor igual podrías invitar a su presenta, a Vicky Marmolejo que te platique lo que hace AFEET como apoyo también al destino y al turismo,

Bueno entonces eso sería todo muchas gracias por venir.

Muchas gracias a ti por la oportunidad.

Gracias por venir y por tu tiempo, cualquier duda que tengan déjenla en los comentarios y nosotros estaremos encantados de responder.

Muchas gracias